|
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 3 ноября 1999 г. N 87-рп
О ПОЛОЖЕНИИ ОБ ОТДЕЛЕ ОРГАНИЗАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ
В соответствии с пунктами "б", "в" статьи 14 Регламента областной Думы, с учетом распоряжения председателя областной Думы от 20.10.99 N 81-рп:
1. Утвердить Положение об отделе организационного обеспечения заседаний областной Думы (прилагается).
2. Сектору кадров областной Думы (Матаева Л.И.) подготовить распоряжение о внесении изменений в штатное расписание аппарата областной Думы.
3. Считать утратившими силу распоряжения председателя областной Думы от 24.02.99 N 11-рп, от 24.02.99 N 12-рп, от 07.06.99 N 39-рп.
Председатель областной Думы
С.Е.КОРЕПАНОВ
Приложение
к Распоряжению
Председателя областной Думы
от 3 ноября 1999 г. N 87-рп
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ
ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ
1. Общие положения
Отдел организационного обеспечения заседаний Тюменской областной Думы (далее - отдел) является структурным подразделением аппарата областной Думы (далее - Дума). Свои должностные обязанности специалисты отдела исполняют в соответствии с законодательством Российской Федерации, областным законодательством, Регламентом Тюменской областной Думы (далее - Регламент Думы), руководствуясь положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Инструкцией о документах, порядке прохождения и работе с ними в Тюменской областной Думе, настоящим Положением, распоряжениями и поручениями председателя областной Думы, его заместителей, руководителя аппарата Думы, его заместителя.
Отдел осуществляет свою деятельность на основе перспективных и текущих планов работы Думы во взаимодействии с другими структурными подразделениями аппарата Думы и Администрации области.
2. Основные функции и задачи отдела
Основными функциями и задачами являются:
- организационное и документационное обеспечение заседаний Думы и других мероприятий Думы (парламентских слушаний, конференций, круглых столов и др.);
- осуществление координации с аппаратами постоянных комиссий по подготовке проведения заседаний Думы и других мероприятий;
- приведение законопроектов и других документов, представленных на заседание Думы, в соответствие с принятыми на заседаниях Думы решениями, проведение лингвистический экспертизы;
- осуществление взаимодействия со структурными подразделениями Администрации области, отвечающими за подготовку проектов документов на заседания Думы, и контроля за сроками подписания принятых законов Тюменской области, их опубликованием;
- организация работы по снятию с контроля исполненных постановлений и протокольных поручений Думы, распоряжений председателя Думы и его заместителей;
- ведение текущего архива и передача дел в Государственный архив Тюменской области;
- организация регистрации, учета, сохранности, своевременного прохождения, отправки документов, контроля за сроками их исполнения;
- обобщение предложений в проекты текущих и перспективных планов работы Думы;
- разработка нормативных правовых актов по вопросам порядка и правил работы с документами и контроль за их соблюдением;
- обеспечение стенографирования, записи на магнитную пленку и расшифровки материалов заседаний Думы и других мероприятий.
3. Структура и штаты отдела
3.1. В структуру отдела включены:
заведующий(ая) отделом - 1;
сектор подготовки документов в составе:
- заведующий(ая) сектором - 1;
- консультант (по вопросам планирования и контроля) - 1;
- консультант (лингвист) - 1;
- главный специалист (лингвист) - 1;
протокольный сектор в составе:
- заведующий(ая) сектором - 1;
- специалист 1-й категории - ведущий специалист - 1;
- стенографистка - 1;
- машинистка 1-й категории - 1;
канцелярия в составе:
- заведующий(ая) канцелярией - 1;
- ведущий специалист - 1;
- специалист 1-й категории - ведущий специалист - 1;
- телетайпистка - 1.
3.2. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от занимаемой должности по представлению руководителя аппарата Думы распоряжением председателя Думы в соответствии с Законом "О государственной службе в Тюменской области" и трудовым законодательством.
В его отсутствие руководство отделом осуществляет заведующий сектором подготовки документов или другой специалист по предложению заведующего отделом.
Специалисты отдела назначаются и освобождаются от занимаемой должности распоряжением председателя Думы в соответствии с Законом "О государственной службе в Тюменской области" и трудовым законодательством, по предложению заведующего отделом и представлению руководителя аппарата Думы.
Сектора отдела обладают самостоятельностью в решении оперативных вопросов в пределах компетенции сектора и в рамках поручений заведующего отделом.
4. Должностные обязанности (инструкции)
специалистов отдела
4.1. Заведующий(ая) отделом
- руководит деятельностью отдела, обеспечивает реализацию прав и обязанностей сотрудников, вытекающих из настоящего Положения, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел функций и задач;
- в случае служебной необходимости в соответствии с действующим законодательством оперативно перераспределяет или дополняет на этот период должностные обязанности сотрудников отдела;
- в целях уточнения задач, координации работы отдела и обмена информацией каждый понедельник заведующий отделом проводит общее аппаратное совещание с заведующими секторами и раз в месяц - со специалистами отдела;
- согласовывает работу отдела с руководителем аппарата и его заместителем, координирует ее с руководителями структурных подразделений аппарата Думы;
- координирует работу отдела с другими структурными подразделениями аппарата Думы по подготовке и проведению заседаний Думы и других мероприятий;
- анализирует работу сотрудников отдела, организует подготовку отчетных материалов о работе отдела для руководства аппарата Думы;
- организует подготовку аналитических материалов выполнения годового, квартальных, месячных планов, текущей информации о деятельности Думы;
- обеспечивает участие сотрудников отдела в обучении работников аппарата Думы по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
- обобщает поступившую от аппаратов постоянных комиссий информацию о рейсах и времени прибытия депутатов и передает ее в день поступления в Хозяйственное управление Думы;
- участвует в подготовке информации о деятельности областной Думы, ее рабочих органов и аппарата за полугодие и год работы;
- участвует в подготовке нормативно - правовых актов;
- с учетом предложений постоянных комиссий, руководителей структурных подразделений аппарата Думы визирует и представляет для рассмотрения руководителю аппарата Думы или его заместителю:
а) проект распоряжения по подготовке очередного (внеочередного) заседания Думы;
б) проект повестки дня заседания Думы;
в) проекты документов, вносимых на заседание Думы;
г) документы, принятые на заседании Думы, после их приведения в соответствие с принятыми Думой постановлениями, решениями в постоянных комиссиях, структурных подразделениях аппарата Думы, сопроводительные письма к ним.
Вносит руководителю аппарата Думы предложения:
а) по материально - техническому, жилищно - бытовому и санаторно - курортному обеспечению работников отдела;
б) по работникам отдела в части определения:
- графика отпусков;
- организации рабочего времени;
- премирования и наложения взысканий;
- материальной помощи;
- надбавок к должностному окладу;
- приема на работу;
- назначения и освобождения от занимаемой должности.
4.2. Сектор подготовки документов
Заведующий(ая) сектором
- осуществляет общее руководство по вопросам подготовки планов работы областной Думы, контроля за своевременным исполнением принятых постановлений и протокольных поручений областной Думы, проведения лингвистической экспертизы;
- в соответствии со статьей 45 Регламента Думы готовит и согласовывает проект распоряжения председателя Думы (его заместителей) о подготовке очередного заседания Думы и формирует перечень вносимых на заседание Думы вопросов;
- готовит извещения о дате и времени проведения заседаний Думы для депутатов, руководителей органов государственной власти автономных округов, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания от Тюменской области и передает их в общий отдел;
- в соответствии с распоряжением о подготовке очередного заседания Думы осуществляет контроль за подготовкой проектов документов;
- в соответствии с Регламентом Думы, установленными требованиями к оформлению документов на заседание Думы осуществляет прием документов (в том числе электронный вариант постановлений), визирует соответствующий информационный лист документа;
- в соответствии со статьей 42 Регламента Думы не позднее 12 дней до дня заседания готовит соответствующее распоряжение и формирует проект повестки дня очередного заседания Думы;
- готовит сопроводительные письма к проектам документов, вносимых на заседание Думы, для Губернатора области, Вице - Губернатора области, представителя Президента Российской Федерации в Тюменской области и прокурора области;
- в соответствии со статьей 43 Регламента Думы не позднее 3 дней до дня заседания формирует раздел "Разное" повестки дня очередного заседания Думы;
- по окончании формирования папки документов на заседание Думы проверяет ее комплектность для председательствующего и передает заведующему отделом;
- присутствует на заседаниях Думы, фиксирует поправки к проекту повестки дня, проектам постановлений Думы, законам Тюменской области;
- в течение 3 рабочих дней после заседания Думы вносит поправки в принятые на заседании Думы постановления и организует доработку других принятых на заседании Думы документов;
- в соответствии с Регламентом Думы визирует доработанные постановления и документы к ним у руководителей соответствующих структурных подразделений Думы и передает их заведующему отделом для подписания председательствующим на Думе;
- готовит перечень принятых на заседании Думы законов Тюменской области и соответствующее сопроводительное письмо Губернатору области, иные сопроводительные письма в пределах своей компетенции;
- передает в рамках отдела для постановки на контроль и регистрацию подписанные председательствующим постановления, законы Тюменской области, иные документы;
- в течение 3 дней после заседания Думы организует передачу в информационно - аналитический центр электронных копий постановлений Думы и приложений к ним;
- согласно установленным срокам взаимодействует с соответствующими структурными подразделениями Администрации области по вопросу подписания и опубликования Губернатором области принятых Думой законов Тюменской области;
- взаимодействует с постоянными комиссиями по вопросам о повторном рассмотрении законов Тюменской области, возвращенных Губернатором с замечаниями;
- ежеквартально готовит информацию о результатах подписания Губернатором области принятых Думой законов и их опубликовании;
- ведет общий реестр (в том числе электронный вариант) принятых и вступивших в силу законов Тюменской области;
- ведет учет участия депутатов в заседаниях Думы;
- замещает заведующего отделом в его отсутствие.
Консультант
(по вопросам планирования и контроля)
- отвечает за подготовку проектов годовых, квартальных планов работы Думы и проектов постановлений к ним, анализирует их выполнение после принятия Думой;
- обобщает предложения, поступающие в Думу по планам ее работы;
- осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями Администрации области при подготовке проектов планов работы Думы и ее аппарата;
- согласовывает проекты планов работы Думы и проекты постановлений к ним с руководителями структурных подразделений Думы и ее аппарата;
- дорабатывает планы работы Думы после их принятия на заседании Думы;
- отвечает за подготовку месячных планов работы Думы, визирует их у руководителей структурных подразделений Думы, ее аппарата и вносит руководителю аппарата Думы или его заместителю на утверждение председателем Думы (заместителем председателя областной Думы);
- отвечает за подготовку и согласование ежемесячного календарного плана основных мероприятий, проводимых Думой с участием депутатов Думы;
- готовит председателю Думы и руководителю аппарата Думы один раз в месяц, квартал, год информацию о ходе выполнения соответственно месячного, квартального, годового планов работы Думы;
- анализирует планы работы Совета Федерации РФ, Государственной Думы Федерального Собрания РФ и субъектов Российской Федерации и вносит в плановом порядке предложения по актуальным для области вопросам;
- организует и координирует работу по контролю за своевременным исполнением принятых постановлений и протокольных поручений, оформляет и рассылает карточки контроля;
- осуществляет предупреждающий контроль, информируя исполнителей о сроке выполнения постановлений и протокольных поручений за 7 - 10 дней до его наступления;
- готовит ежемесячно общую статистическую информацию о ходе выполнения контролируемых постановлений и протокольных поручений в разрезе постоянных комиссий, комитетов, отделов Думы и других исполнителей, передает ее электронные копии в информационно - аналитический центр;
- готовит ежеквартально на основании письменных информаций исполнителей проекты постановлений Думы по снятию с контроля и продлению срока исполнения контролируемых постановлений и протокольных поручений;
- взаимодействует с постоянными комиссиями Думы по вопросам снятия с контроля исполненных постановлений и протокольных поручений, готовит по ним информацию и рассылает ее в структурные подразделения Думы и ее аппарата;
- присутствует на заседаниях Думы, фиксирует протокольные поручения Думы и другие вопросы, требующие контроля;
- оформляет в соответствии с Регламентом Думы на основании стенограммы протокольные поручения, ставит их на контроль и доводит их до исполнителей;
- готовит и направляет в соответствии с Регламентом Думы выписки из стенограммы по снятым решениями Думы вопросам, требующим дополнительной проработки в постоянных комиссиях;
- контролирует в соответствии с Регламентом Думы необходимость включения пунктов контроля и снятия с контроля в представляемые проекты постановлений, визирует информационные листы по этим документам;
- готовит на каждое заседание Думы для председателя Думы список приглашенных, аккредитованных в соответствии с установленным порядком, рассаживает их в зале перед началом заседаний Думы;
- замещает заведующего сектором в его отсутствие.
Консультант
(лингвист)
- редактирует проекты законов с учетом поступивших объемов по следующим направлениям:
а) бюджетное, финансовое и налоговое регулирование;
б) социальные вопросы и местное самоуправление;
- вычитывает корректуру проектов законов по вышеназванным направлениям;
- в установленном порядке дает письменное мотивированное заключение о проведении лингвистической экспертизы законопроектов;
- в случае необходимости присутствует на заседаниях постоянных комиссий областной Думы по вышеназванным направлениям;
- в соответствии с установленной компетенцией участвует в доработке принятых на заседании Думы документов;
- после проведения лингвистической экспертизы и окончательной доработки принятого на заседании Думы закона визирует текст соответствующего закона и передает его заведующему сектором;
- редактирует тексты проектов и вычитывает корректуру текстов:
а) распоряжения о подготовке очередного заседания Думы;
б) повестки заседания Думы;
в) постановлений Думы;
г) протокольных поручений;
д) планов работы Думы;
е) распоряжений председателя, заместителей председателя областной Думы;
- вычитывает корректуру протокола заседания Думы и передает ее в протокольный сектор;
- не реже одного раза в полгода обновляет образцы оформления документов (в том числе в электронном варианте), представляемых на заседание Думы, вносит предложения по их изменению, дополнению;
- ведет в локальной сети каталог "Образцы" для хранения электронных копий образцов оформления документов;
- готовит методические рекомендации по оформлению документов;
- обновляет орфографический словарь (электронный вариант) областной Думы;
- один раз в квартал готовит общую информацию о проведении лингвистической экспертизы поступивших проектов законов, о наиболее характерных ошибках, допускаемых при оформлении документов, и передает ее заведующему сектором;
- по поручению заведующего отделом, заведующего сектором редактирует иные документы, поступающие в отдел, и вычитывает их корректуру;
- выполняет иные поручения заведующего отделом, заведующего сектором в пределах компетенции отдела и сектора.
Главный специалист
(лингвист)
- редактирует проекты законов с учетом поступивших объемов по следующим направлениям:
а) региональная социально - экономическая политика;
б) общее законодательство;
- согласовывает правку текстов со специалистами постоянных комиссий областной Думы и разработчиками законопроектов;
- вычитывает корректуру проектов законов по вышеназванным направлениям;
- в установленном порядке дает письменное мотивированное заключение о проведении лингвистической экспертизы законопроектов;
- в случае необходимости присутствует на заседаниях постоянных комиссий областной Думы по вышеназванным направлениям;
- после проведения лингвистической экспертизы и окончательной доработки принятого на заседании Думы закона визирует текст соответствующего закона и передает его заведующему сектором;
- редактирует тексты приложений к постановлениям, согласовывает их с соответствующими специалистами и вычитывает корректуру;
- вычитывает корректуру стенограммы заседания Думы и передает ее в протокольный сектор;
- вычитывает корректуру "Вестника Тюменской областной Думы";
- в соответствии с установленными сроками вносит предложения по обновлению образцов оформления документов, представляемых на заседание Думы, их изменению, дополнению;
- в соответствии с установленными сроками вносит предложения по методическим рекомендациям по оформлению документов;
- вносит предложения в общую информацию о проведении лингвистической экспертизы поступивших проектов законов, о наиболее характерных ошибках, допускаемых при оформлении документов;
- вносит предложения по составлению, дополнению, изменению содержания орфографического словаря (электронного варианта) областной Думы;
- по поручению заведующего отделом, заведующего сектором редактирует иные документы, поступающие в отдел, и вычитывает их корректуру;
- выполняет иные поручения заведующего отделом, заведующего сектором в пределах компетенции отдела и сектора.
4.3. Протокольный сектор
Заведующий(ая) сектором
- осуществляет общее руководство работой сектора;
- организует комплектование документов к заседанию Думы;
- организует регистрацию и учет документов, поступающих в протокольный сектор;
- проверяет стенограмму заседания Думы, на основе хронометража выступлений вносит в нее исправления и дополнения;
- осуществляет общее руководство оформлением зала заседаний Думы;
- присутствует на заседаниях Думы: ведет хронометраж выступлений, составляет рабочий вариант перечня рассмотренных вопросов, рабочий вариант списка фактически присутствующих по соответствующим вопросам;
- в соответствии со статьей 94 Регламента Думы не позднее 15 дней после заседания оформляет развернутый протокол заседания Думы;
- с разрешения заведующего отделом выдает выписки из стенограмм заседаний Думы с регистрацией в соответствующем журнале;
- оформляет лист рассылки постановлений, лист рассылки перечня постановлений, готовит сопроводительные письма к рассылаемому перечню постановлений, принятых на заседании Думы;
- выдает по запросам протоколы заседаний Думы и материалы к ним с регистрацией в соответствующем журнале;
- получает из сектора подготовки документов электронные файлы принятых постановлений, согласно составленному перечню присваивает им названия файлов и передает их в информационно - аналитический центр;
- ведет в электронном варианте общий перечень постановлений Думы;
- принимает проекты документов на заседание Думы;
- в соответствии с проектом повестки дня комплектует папки для заседаний Думы и передает их в канцелярию для вручения депутатам Думы, с сопроводительными письмами - Губернатору области, Вице - Губернатору области, полномочному представителю Президента РФ в Тюменской области, прокурору области и далее по согласованному списку;
- на основании рабочего варианта перечня рассмотренных вопросов на заседании Думы составляет перечень принятых постановлений (в том числе в электронном варианте);
- на основании рабочего варианта списка фактически присутствующих на заседании Думы составляет для протокола список всех присутствующих на заседании Думы по соответствующим вопросам (в том числе в электронном варианте);
- вносит регистрационные номера постановлений в тексты сопроводительных писем, направляемых Губернатору области, в федеральные органы власти, и отвечает за комплектность прилагаемых к ним документов;
- готовит документы постоянного хранения для сдачи в Государственный архив Тюменской области, на основании единой государственной системы делопроизводства и передает их в канцелярию;
- регистрирует распоряжения председателя и заместителей председателя Думы и оформляет листы рассылки к ним.
Специалист 1-й категории - ведущий специалист
- обеспечивает тиражирование документов для заседаний Думы;
- комплектует проекты документов на заседание Думы;
- оснащает и оформляет рабочие места участников заседаний и совещаний Думы;
- обеспечивает тиражирование и рассылку перечня постановлений, принятых на заседаниях Думы, согласно листам рассылки;
- после заседания Думы обеспечивает тиражирование и технически дорабатывает материалы, направляемые в федеральные и областные органы государственной власти, Губернатору Тюменской области, в том числе принятые законы Тюменской области, направляемые на подписание Губернатору области, передает их для отправки в канцелярию;
- ведет учет листов рассылки постановлений Думы;
- принимает устные и письменные заявки на выдачу постановлений Думы согласно составленному перечню, на их основе оформляет листы рассылки законопроектов, законов Тюменской области, постановлений Думы и выдает необходимые документы;
- обеспечивает тиражирование и рассылку распоряжений председателя, заместителей председателя Думы по основной деятельности, хозяйственной деятельности и личному составу;
- регистрирует принятые на заседании Думы постановления согласно составленному перечню;
- ведет электронный алфавитно - предметный указатель распоряжений председателя, заместителей председателя Думы по основной деятельности, хозяйственной деятельности и личному составу;
- ведет журнал рассылки распоряжений председателя, заместителей председателя Думы;
- на основании общего реестра законов Тюменской области ведет учет законов Тюменской области, изменений и дополнений к ним, оформляет и ведет папки с текстами законов Тюменской области, изменений и дополнений к ним;
- регистрирует и выдает работникам аппарата Думы тексты законов Тюменской области, изменений и дополнений к ним;
- оформляет и ведет папки с положениями, порядками, действующими в Думе, изменениями и дополнениями к ним, утвержденными соответствующими распоряжениями;
- комплектует пакеты документов (протоколы заседаний Думы, материалы к ним), направляемые в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, и передает их для отправки в канцелярию;
- формирует текущий архив отдела;
- составляет заявку - перечень документов, направляемых для переплета, и передает ее вместе с документами в Хозяйственное управление Думы;
- осуществляет техническую подготовку документов к сдаче в Государственный архив Тюменской области;
- обеспечивает учет и хранение копий постановлений Думы и распоряжений председателя, заместителей председателя Думы;
- замещает заведующего протокольным сектором в его отсутствие.
Стенографистка
В соответствии с Регламентом Думы стенографирует заседания Думы и иные мероприятия, проводимые Думой;
- работает в качестве оператора компьютерной системы документирования устных выступлений "Аллегро" (стенограмм заседаний и совещаний Думы);
- исполняет в случае необходимости при проведении совещаний, иных мероприятий Думы обязанности менеджера компьютерной системы документирования устных выступлений "Аллегро";
- работает в качестве оператора в системе расшифровки аудиоинформации "Компьютерный транскрайбер";
- расшифровывает стенографические записи заседаний, совещаний;
- в течение 10 дней после заседания оформляет стенограмму заседания Думы, подписывает и передает ее заведующему сектором;
- с разрешения заведующего отделом до окончательного оформления стенограмм заседаний Думы вправе выдавать выписки из нее с регистрацией в соответствующем журнале;
- комплектует проекты документов на заседание Думы, по его окончании обеспечивает тиражирование и рассылку документов согласно листам рассылки;
- оснащает и оформляет рабочие места участников заседаний и совещаний Думы;
- отвечает за технические средства фонограммы (диктофон, магнитофонные кассеты) и подготовку их к заседаниям;
- формирует базу магнитофонных кассет, следит за их сохранностью до конца текущего созыва Думы;
- выполняет иные поручения заведующего отделом, заведующего сектором в пределах компетенции отдела и сектора.
Машинистка 1-й категории
- в соответствии с установленным порядком и требованиями ГОСТа принимает материалы к печатанию, печатает, ведет учет выработки, сдает выполненную работу, обеспечивает сохранность принимаемых материалов;
- участвует в расшифровке стенограмм заседаний Думы, парламентских слушаний, конференций и др.;
- комплектует проекты документов на заседание Думы, по его окончании обеспечивает тиражирование и рассылку документов согласно листам рассылки;
- оформляет заявку для заведующего отделом на материально - техническое обеспечение отдела;
- выполняет иные поручения заведующего отделом, заведующего сектором в пределах компетенции отдела и сектора.
4.4. Канцелярия
Заведующий(ая) канцелярией
- в установленном порядке осуществляет общее руководство канцелярией;
- организует своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящей корреспонденции, ее сохранность и отправку исходящей корреспонденции;
- при обнаружении повреждений поступивших документов, при отсутствии документов или приложений к ним составляет соответствующий акт;
- осуществляет контроль за правильным оформлением документов при обработке входящей и исходящей корреспонденции;
- осуществляет контроль за сроками и порядком передвижения входящих документов;
- принимает на регистрацию все исходящие документы;
- предварительно регистрирует документы, поступающие из федеральных органов власти, передает в Государственно - правовой комитет Думы;
- регистрирует документы, поступающие из городов, районов России, из-за рубежа;
- контролирует сдачу дел постоянного срока хранения структурными подразделениями в архив;
- организует в канцелярии справочно - информационную работу по документам;
- анализирует состояние документооборота в аппарате областной Думы, составляет соответствующую информацию о ходе поступления и исполнения документов в областной Думе и представляет ее заведующему отделом;
- ежемесячно готовит схему отправки документов на заседание Думы и обеспечивает ее исполнение;
- в установленном порядке участвует в работе экспертно - проверочной комиссии аппарата областной Думы;
- один раз в квартал проводит учебу с делопроизводителями структурных подразделений по вопросам делопроизводства.
Ведущий специалист
- получает на почтовом отделении корреспонденцию, печатные издания, распределяет их по адресатам в канцелярии областной Думы;
- оформляет и осуществляет доставку исходящей корреспонденции адресатам города и в почтовые отделения;
- в установленные сроки передает корреспонденцию депутатам, в структурные подразделения и в почтовое отделение связи на отправку;
- обеспечивает сохранность доставляемой корреспонденции;
- организует и ведет прием дел постоянного срока хранения для передачи в Государственный архив Тюменской области структурными подразделениями областной Думы;
- выполняет обязанности секретаря экспертно - проверочной комиссии областной Думы;
- дежурит в зале в качестве курьера на заседаниях Думы;
- выполняет иные поручения заведующего отделом, заведующего канцелярией в пределах компетенции отдела и канцелярии;
- замещает телетайпистку в ее отсутствие.
Специалист 1-й категории - ведущий специалист
- оформляет входящую и исходящую корреспонденцию;
- регистрирует документы, поступающие из городов, районов Тюменской области;
- предварительно регистрирует и передает поступившие обращения граждан в приемную по обращению граждан;
- производит отбор документов на постоянное и долговременное хранение;
- в соответствии с номенклатурой дел оформляет законченные делопроизводством документы и готовит их к сдаче в архив;
- взаимодействует с делопроизводителями структурных подразделений Думы по вопросам входящих документов и снятию их с контроля;
- сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными;
- ежемесячно готовит напоминание по документам, поставленным руководством на контроль;
- составляет ежемесячную и ежеквартальную информации о ходе исполнения документов;
- организует работу с помощниками депутатов в г. Тюмени по доставке документов на заседание Думы, других материалов;
- выполняет иные поручения заведующего отделом, заведующего канцелярией в пределах компетенции отдела и канцелярии;
- замещает заведующего канцелярией в его отсутствие.
Телетайпистка
- осуществляет прием и отправку телеграмм, почтовой корреспонденции;
- осуществляет отправку документов спецсвязью и фельдсвязью;
- осуществляет прием и передачу документов с использованием факсимильной связи;
- ведет банк данных адресатов Тюменской областной Думы;
- выполняет иные поручения заведующего отделом, заведующего сектором в пределах компетенции отдела и сектора.
5. Заключительные положения
Изменения и дополнения в Положение об отделе вносятся в установленном порядке по мере служебной необходимости распоряжением председателя Думы по предложению заведующего отделом и представлению руководителя аппарата Думы.
К работе в составе отдела могут привлекаться специалисты на контрактной (договорной) основе.
|